BASE DE DATOS ACCESS
¿Qué es Access?
Access es una aplicación de la suite ofimática Microsoft Office, la cual nos permite tener un entorno de bases de datos, muy fácil y útil de manejar.
Una base de datos es un conjunto de información que se almacena y clasifica, y sobre las que podremos hacer búsquedas y consultas de datos concretos.
En esta página veremos diferentes herramientas que podemos aplicar para crear bases de datos en Access.
¿Cómo hacer consultas en Access?
Las consultas en Access nos permiten hacer búsquedas de los datos que tenemos en nuestras bases de datos. Estas consultas las podremos hacer de dos formas: con el asistente de creación de consultas y con la vista diseño. Hacer consultas con el asistente es la forma más sencilla para el usuario, sin embargo al hacerlas con la vista diseño tendremos más personalización en las consultas. Ambas consultas se realizarán desde la pestaña Crear, en la categoría de Consultas.
El asistente nos permite hacer 4 tipos de consultas:
- Consultas sencillas.
- Consultas de tabla con referencias cruzadas.
- Consultas de búsqueda de duplicados.
- Consultas de datos no coincidentes.
En las consultas se tendrán una cabecera, unas filas y los campos de intersección (requisitos).
Solo usaremos una tabla en las consulta de referencias cruzadas.
En caso de tener varias tablas a la hora de hacer las consultas, todas las tablas deberán estar relacionadas.
Las consultas que hagamos se pueden utilizar posteriormente para hacer otros objetos de Access, por ejemplo formularios e informes.
¿Cómo hacer formularios e informes?
Los formularios permiten visualizar y manipular campos de nuestras bases de datos.
Los formularios tienen 3 vistas: vista formulario, vista diseño y vista presentación.
Se puede crear un formulario con el asistente de creación de formularios y con la vista diseño.
El asistente nos permite seleccionar los campos que queremos añadir al formulario, las tablas de nuestra base de datos que intervienen en él, y la agrupación y orden del formulario.
La creación del formulario mediante la vista diseño nos facilita la personalización de cada campo dentro del formulario, además de la creación de los controles de los formularios (imágenes, etiquetas, cuadros de texto, botones, enlaces, etc.), aunque estos también están presentes en la vista Presentación.
La creación de informes se realiza del mismo modo que los formularios, además de que también dispone de controles que se pueden insertar. La diferencia entre los formularios y los informes es que los formularios modifican el contenido de los campos de la base de datos, mientras que el informe solo nos muestra el contenido de los mismos, es decir, no son modificables.
Creación de subformularios/subinformes
Un subformulario/subinforme es un formulario o informe dentro de uno ya existente, que será el principal.
Para crearlos se pueden arrastrar los informes o formularios ya creados a la vista diseño del principal, o se puede hacer uso del control de Subformulario/subinforme.
Haciendo uso de este control podremos delimitar el espacio que ocupará el subformulario/subinforme en el principal. Una vez delimitado el espacio abriremos las propiedades del formulario/informe con la hoja de propiedades, o con el clic derecho del ratón. En el campo denominado "Objeto origen" seleccionaremos el formulario/informe que queramos que sea secundario. Entonces nos aparecerán los datos que tengamos en el principal.